【PowerAutomate】SharePoint内のファイル存在チェック結果を連携

ほしコラム管理人の「ほし」です。

今回は、PowerAutomateでSharePointを自動操作する方法について解説していきます。

「Sharepointのリストを取得・更新を自動化したいな」

「Sharepointの特定のアイテムのリンクを取得したい」

そんな方に、解決方法を向けて記事を作成しています。

はじめに

本記事では、PowerAutomateでSharePointを操作する基本的なコマンドを用いて

以下のようなフローを作成していきたいと思います。

SharePointの情報を取得する上で必要な作業、該当のファイル有無を確認したい際に利用できると思います。

本記事で解決できること！

1. SharePoint上のファイル一覧を取得
2. SharePoint上のファイルから任意のファイルを選択
3. Share Point上のファイルの情報を取得する
4. ファイルからリンクを取得
5. リンクをハイパーリンクに変換してTeamsにチャットする

作成したフローの結果はこちらです。

今回実装する内容

今回実装するフローは以下のような内容になります。

SharePointの該当ファイルから「最終更新日・更新者・リンク」を取得してTeamsで送信していきます。

今回の紹介するSharePointに対する操作以外に、ファイルのコピー・削除・作成なども実施できます。

フロー全体像

フローの全体像としては以下のようになっています。

1. SharePointから格納されているフォルダを配列に格納する
2. 配列の格納数繰り返す
   1. フォルダ名称が一致するか調べる
   2. 一致した場合、該当フォルダのIDを取得する
   3. ファイルのリンクを取得
   4. リンクをTeamsで連携

今回は、実行方法として手動でフロー実行するようにしますが、定期実行などに変更してみてください。

SharePoint に対する操作

今回探索するSharePointのドキュメント一覧は以下のようになっています。

「General」と「PowerAutomate テスト」の２ファイルがあります。

「SharePoint」→「ファイルの取得(プロパティのみ)」を選択するとファイルの検索を実装できます。

類似処理の「ファイルのプロパティの取得」は単一ファイルの情報を取得する際に使用できます！

検索する際には、以下を入力して、ファイルの取得（プロパティのみ）を実施することで、

SharePoint内に格納されているフォルダ情報を取得することができます。

• サイトのアドレス ： 自身が使用しているSharePoint
• ライブラリ名 ：基本的には「ドキュメント」を選択してください
• エントリをフォルダに制限する：必要に応じて選択
• 入れ子になった項目を含める ：フォルダ配下のファイル（Excelなど）も検索に含める場合「 Yes 」

取得された情報の中で使用するのは、以下の3つです。

1. ドキュメントの名前
2. アイテムへのリンク
3. 最終更新者

これら以外にも「ファイルの取得（プロパティのみ）」から様々な情報が取得できます。

50種類以上も取得できる情報があるので、PowerAutomate公式ドキュメントを参照していただければと思います。

ループ処理 に対する操作

取得したSharePointの情報は、｢General」と「PowerAutomate テスト」の２ファイル分です。

そのため、取得した件数（2回）繰り返しを実施します。

繰り返し処理は、「組み込み」→「コントロール」→「Apply to each」で実装できます。

入力項目は「Value」を選択すると２件分（取得した件数分）実施できます。

繰り返し処理内で、条件分岐を実施します。

「組み込み」→「コントロール」→「条件」で条件分岐を実装できます。

• 右辺：取得したSharePointのファイルの名前
• 左辺：確認したいファイルの名称を入力してください

上記の条件に合致した場合にTeamsでメッセージが送信されます。

Teams に対する操作

今回も、Flowbotから自身に対してメッセージを送信する方法を選択しています。

必要に応じて、チャネルに投稿するなどを実装していただければと思います。

※任意のチャネルに投稿する方法は以下のボタンから参考にしてみてください。

Teamsの投稿については以下のように設定します。

• 投稿者：フローボット
• 投稿先：Chat With Flow bot
• Recipient：最終更新した人のE-mail
• メッセージ：「ファイルの名称」「ファイルのリンク」「更新者氏名」の３つを入力

メッセージの内容については、HTML形式で記載することでリンクをハイパーリンクにして挿入することができます。

※単純に「アイテムへのリンク」を挿入してもハイパーリンクにはならないのでご注意ください！

タブの右上 ＜/＞ をクリックすると下記のようにメッセージを編集することができます。

これで該当ファイルのリンクを挿入してTeamsにメッセージを送信することができました。

最後に

ここまでで、SharePointから取得した情報をTeamsに送信する方法を解説してきました。

PowerAutomateでSharePoint、Teams、Excelを自動操作する方法について紹介しています。

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ほし

エンジニア

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ほしコラム管理人のほしです。 20代のITエンジニアです。 PowerAutomateで業務効率化の方法を中心に紹介していきます！ たまに日常生活についても記事にしていきます！