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ほしコラム
【PowerAutomate】Plannerでタスク管理を自動化する方法
ほし
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こんにちは、ほしコラム管理人のほしです。
PowerAutomateで依頼作業をPlannerに自動追加する方法について解説していきます。
本記事は、以下のような人に向けて作成しているので１つでも当てはまった方はぜひ読んでみてください。
本記事で解決できること
- メンバーの作業状況を管理したい管理職の方
- 自身のタスクを管理したい方
- メール・Teamsなどで、依頼作業が多く来て困っている方
はじめに
今回メインで紹介するアクションは以下になります。
タスクを作成する
このアクションで、Plannerにタスクを追加していきましょう。
PowerAutomateのイメージ図
今回紹介させていただく、フローは以下のようなイメージになっています。
フローのトリガーは、メールで作成していますが変更することで様々な場面に応用できます。
それでは、早速フローを作成していきましょう。
フローを作成
PowerAutomateでタスク管理する
簡単な３ステップになります。
Plannerに設定したい情報などがあれば、別途処理を追加していただければと思います。
新しいメールが届いたとき (V3)
| 入力項目 | 設定値 |
|---|---|
| フォルダー | Boxから選択 |
| 宛先 | メールアドレス（※1） |
| CC | メールアドレス（※1） |
| To または CC | メールアドレス（※1） |
| 差出人 | メールアドレス（※1） |
| 添付ファイルを含める | はい ・ いいえ |
| 件名フィルター | 任意の文字列 |
| 重要度 | 高・中・低 いずれかを選択 |
| 添付ファイル付きのみ | はい ・ いいえ |
（※1）はセミコロン区切りで入力 赤字は必須項目になります。
Apply To each
複数人に同一のタスクを割り当てる場合は、「Apply To each」内に「タスクを作成する」を実装します。
「Apply To each」内にはメンバ一覧の「value」を選択していただければと思います。
Teamsのメンバーを取得する方法として、以下の記事を紹介しておりますので参考にしてください！
参考資料
【PowerAutomate】Teamsチームのメンバ一覧を取得する方法
タスクを作成する
Plannerの「タスクを作成する」を選択してください。
| 入力項目 | 設定値 |
|---|---|
| グループ ID | プルダウンから選択 |
| プラン ID | プルダウンから選択 |
| タイトル | 任意のテキスト |
| バケット ID | プルダウンから選択 |
| 開始日時 | YYYY-MM-dd |
| 期限日時 | YYYY-MM-dd |
| 割り当てられたユーザー | メールアドレス |
| カテゴリ（カラー） | True or False |
赤字は必須項目になります。
STEP1の「新しいメールが届いたとき（V3）」の代替処理
STEP1の「新しいメールが届いたとき（V3）」を置き換えるだけで色々と応用することができます。
例えば以下のようなものが挙げられます。
- Teams：チャネルのメッセージで自分がメンションされているとき
- Share Point：項目が作成されたとき
- Outlook：メールにフラグが設定されたとき（v3）
これらタイミングを契機にタスクの登録を化することができるようになります。
煩わしい管理作業からおさらばですね！
最後に
最後まで読んでいただきありがとうございました。
本記事を通して、面倒なタスク管理の手助けをすることができましたね。
こんなことをしたい！などご要望などありましたら、コメントしていただければと思います。
本ブログでは、PowerAutomateを用いてTeams、Excel、SharePointなどの作業を効率化する方法を紹介しています。
さまざまな記事を投稿していますので、ぜひご覧になってください！
ABOUT ME
ほしコラム管理人のほしです。
20代のITエンジニアです。
PowerAutomateで業務効率化の方法を中心に紹介していきます！
たまに日常生活についても記事にしていきます！
