【自動化】PowerAutomateでTeamsのメッセージを取得して自動返信する方法
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【PowerAutomate】Formsの回答をExcelに自動転記する方法
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こんにちは ほしコラム管理人の「ほし」です。
本ブログでは、業務効率化で利用されるPowerAutomateなどについて紹介しています。
今回は、PowerAutomateを使用して「Formsの回答結果をExcelに転記する方法」を紹介します！
本記事では以下↓のような悩みを抱えた方に向けて記載しています。
- Formsの集計作業に手間が掛かっている
- Excel作業を自動化したいと考えている
- PowerAutomateからFormsの回答の取得
- PowerAutomateからExcelの自動操作
初学者必見！！
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はじめに
本処理では以下の内容に基づいてフローを作成していきます。
Formsの結果は、Excelに転記するだけでなくTeamsに情報を連携することもできます。
そのため、「体調報告」や「勤怠連絡」など様々な場面で応用することができます！
Forms・Excelの情報
今回使用するFormsの情報
今回使用するExcelの情報 ※事前にテーブルを作成して・シート名を変更する
フローの実行結果
回答したFormsの情報
回答情報が転記されたExcel
Power Automate 実行前
Power Automate 実行後
回答したFormsの情報がExcelに転記されていますね！
PowerAutomate フローの全体像
PowerAutometeのフローの全体像は以下のようになっています。
作成する処理は以下の3つになります。
- 新しい応答が送信されるとき（Forms）
- 応答の詳細を取得する（Forms）
- 表に行を追加（Excel）
とても簡単なので是非やってみてください！
これから処理毎の設定内容について説明していきます。
新しい応答が送信されるとき（Forms）
処理1つ目の「新しい応答が送信されるとき」はフローの起動タイミングになります。
応答が送信するFormsの特定するための「フォームID」を入力してください。
フォームIDは、プルダウンから選択できるので、ご自身の好きなFormsを選択してください。
※「フォームID」は自身が作成したFormsしか選択できません。
応答の詳細を取得する（Forms）
2つ目は、「応答の詳細を取得する」です。
ここでは、1つ目の処理のFormsの情報を取得します。
ここでは、「フォームID」・「応答ID」を設定します。
フォームIDには、「新しい応答が送信されるとき」と同じIDを選択してください。
応答IDは、「動的なコンテンツの追加」で設定することができます。
このとき「新しい応答が送信されるとき」から生成された「応答ID」を選択してください！
表に行を追加（Excel）
最後に、取得したFormsの情報をExcel上に存在するテーブルに登録します。
このときに、「自分の組織内のユーザーのみ回答可能」を選択してFormsのリンクを作成している場合
「回答者のメールアドレス」と「回答時間」も集計することができます。
その際は「Responders’ Email」「Submission time」を選択すると転記することができます。
上記を使えば、回答者の情報を特定しやすいですね。必要に応じてテーブルに追加するようにしてみてください！
番外編 Formsの結果をTeamsに通知
Excelに追加するのではなく、回答結果をTeamsで通知してほしいという場合もあると思います。
その際は、「表に行を追加」の代わりに「チャットまたはチャネルにメッセージを送信」を使用してください。
そうすることで、フローボットから自身宛にメッセージを送信することができます。
メッセージ内に、Formsの情報を記載するだけなので簡単に実装できます。
最後に
これまでで、Formsの情報をExcelに転記・Teamsに連携する方法を解説してきました。
【PowerAutomate】Formsの回答をExcelに自動転記する方法「OfficeScripts編」
また、さらに自由度の高さを求める方は、OfficeScriptsを使用したFormsの結果をExcelに反映する方法をご参考にしてみてください。
PowerAutometeでは簡単に普段手間になっている作業を自動化することができます。
本ブログでは、ExcelOnlineを自動化する方法や、SharePointの情報を操作する方法を紹介しています。
【PowerAutomate】SharePoint内のファイル存在チェック結果を連携
【VBA・OfficeScripts】PowerAutomateでExcelマクロ実行
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ほしコラム管理人のほしです。
20代のITエンジニアです。
PowerAutomateで業務効率化の方法を中心に紹介していきます！
たまに日常生活についても記事にしていきます！
分かりやすい記事をありがとうございます！表に行を追加（Excel）の機能で、1列にFormsの回答を複数反映することは可能でしょうか。セミナーAコース受講の場合はA先生、セミナーBコースを受講の場合はB先生、などと前提条件は異なるが、回答（先生名）はエクセル1列にまとめて表示させたいです。
emeqme さん
本サイトを参考にしてくださりありがとうございます。
以下のような形であれば可能だと思います。
（回答日時を表示することで一意に判断することも可能ですので）
何月何日のセミナーの回答なのかも簡単に判断すること可能だと思います。
追加のご相談等ございましたら、問い合わせフォームでご連絡いただければと思います。
回答者 セミナー 回答日時
A先生 Aセミナー 2024/03/26
B先生 Bセミナー 2024/03/26
A先生 Aセミナー 2024/03/27
B先生 Bセミナー 2024/03/27
C先生 Cセミナー 2024/03/27
C先生 Cセミナー 2024/03/28